Albert de Vries, over de implementatie van het RIS van de Gemeente Midden-Groningen

Kun je kort vertellen over jouw functie binnen de Gemeente Midden-Groningen?

Ik ben Albert de Vries, ik ben als externe projectleider actief voor de Gemeente Midden-Groningen. Ik doe veel verschillende opdrachten rondom informatievoorziening en help de lokale overheid te digitaliseren en te verbeteren. Ik houd me onder ander bezig met nieuwe wetgeving zoals de Wet open overheid en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Tot ongeveer vijf jaar geleden heb ik gewerkt voor de RIS-leverancier GemeenteOplossingen, hierdoor ken ik de markt en ook NotuBiz goed. Hierdoor weet ik ook wat raadsinformatiesystemen zijn en wat ze allemaal kunnen. Ook ken ik de gemeentelijke-en griffieprocessen waardoor ik de vertaling kan maken tussen de techniek en de gebruikers.

‍

Hoe heb jij het implementatietraject ervaren? Hoe is het project bij de organisatie opgezet?

Ik ben ongeveer 1,5 jaar geleden begonnen bij Midden-Groningen, zij waren hier toen al een project gestart voor de aanbesteding van het raadsinformatiesysteem. Dit project is serieus aangepakt, omdat de gemeente echt de kans wilde grijpen om goed uit te zoeken wat de informatiebehoefte is en hoe het bestuurlijke besluitvormingsproces optimaal wordt ondersteund. De projectleidersfunctie kwam vrij, en daar ben ik toen voor gevraagd. Voorafgaand aan de aanbesteding hebben we een marktconsultatie gedaan. Daarin hebben we verschillende leveranciers gesproken. We hebben specifiek gekeken hoe we het hele proces vanaf de steller tot aan de gemeenteraad in het raadsinformatiesysteem konden inrichten. Voordat we de uitvraag deden hebben we hier goed over nagedacht. Naar aanleiding van die marktconsultaties hebben we ervoor gekozen om een smallere scope te kiezen, waarbij het proces plaatsvindt in het zaaksysteem en daarnaast het RIS. Tja en zo’n traject, daar gaat een hoop tijd overheen. Eind 2021 is het project binnen de gemeente opgestart en in september 2022 startte de aanbesteding. In december 2023 kwam Notubiz uit de bus als winnaar van de aanbesteding. Vanaf januari/februari zijn we begonnen met het implementatietraject. 1 juli, vlak voor het reces zijn we live gegaan met het RIS. En na het reces zijn we gestart met uitzenden via Notubiz. Inmiddels staan we op het punt om project af te ronden.  

Hoe verliep de samenwerking tijdens het traject?

Sowieso positief! Tijdens de marktconsultatie en aanbesteding merkten we dat NotuBiz gemotiveerd is. Dit merkten we al in de voorbereiding. Tijdens de marktconsultatie had NotuBiz een goede presentatie. Daarnaast kwamen er twee leden vanuit het managementteam langs voor de consultatie. Dat heeft bij onze organisatie een goede indruk gemaakt. Dit gevoel is het gehele traject eigenlijk gebleven. De gemeente had de lat voor zichzelf hoog gelegd, en die leggen we ook hoog voor de leverancier. We merkten dat NotuBiz daarin meeging, er werd hard gewerkt. Als er iets niet goed ging, er moest snel iets geregeld worden dan waren jullie flexibel en stonden jullie altijd voor ons klaar. Wij werken als partners samen op een constructieve en transparante manier.

Het systeem wordt ook door de interne organisatie en het college gebruikt, hoe ervaren zij dit?

Wij hebben geprobeerd om de interne organisatie en het college mee te nemen in het traject en ook de aanbesteding. Wij hebben gevraagd wat hun eisen en wensen zijn, daarnaast hebben we ze ook gevraagd wat ze zoeken in een informatiesysteem. Tijdens het traject is iedereen geïnformeerd over de status van het project. Waar staan we en welke stappen moeten er nog worden genomen? Tijdens de training voor het college, kreeg ik enthousiaste reacties. Ook het secretariaat is positief. De overstap naar Notubiz is voor hen vrij geruisloos gegaan. Dat is sowieso een compliment, enerzijds over hoe het traject is gegaan, anderzijds over het product. Ook uit de gemeenteraad horen we positieve geluiden.

‍

Welke functionaliteit levert voor jullie organisatie de meeste toegevoegde waarde op?

Dat zijn voor ons de documentmodules. Dat was voor ons ook een belangrijk onderdeel in de aanbesteding. Hier kunnen we veel verschillende informatie kwijt en voorzien van metadata, waardoor informatie veel beter vindbaar wordt. Toezeggingen zijn nu bijvoorbeeld heel goed vindbaar en overzichtelijk. De link naar de agenda’s vinden wij ook fijn. Als er iets onder een module staat en ook bij een agenda, dan staat het maar één keer in het systeem, en ontstaat er geen vervuiling. Ook kan er door onderlinge links eenvoudig worden doorgeklikt naar uitgebreidere informatie.

‍

Welke vervolgstappen zie je binnen jouw rol als projectleider in de toekomst van dit traject?

Wij zijn onlangs bij een inspiratiesessie geweest voor de module Themadossiers, dit zal een belangrijke functionaliteit worden. Wij kijken uit naar de vervolgstappen van deze module. Verder willen we graag nog een koppeling met het zaaksysteem realiseren. Daar zit best wat denkwerk in. Daarin hopen we op doorontwikkeling in de toekomst. Daarbij kijken we ook naar de ontwikkelingen omtrent de ZGW-API. Hopelijk kan dit op korte termijn al leiden tot een betere koppeling, waardoor we de werklast verder beperken.

Wat voor cijfer zou je de dienstverlening van NotuBiz geven?

Een dikke 8! Aan het begin noemde ik het al, jullie zijn gemotiveerd en doen je best voor ons. Daar begint een samenwerking mee. Een mooi voorbeeld waaruit dit blijkt, is de vraag vanuit ons om met Single Sign-On in de app in te kunnen. Jullie hebben toen de ontwikkelplanning omgegooid om deze ontwikkeling naar voren te halen, zodat dit klaar was vóór onze live-gang.

‍

Zou je een samenwerking met NotuBiz aanraden aan andere gemeentes?  

Zeker, en dat merk je wel uit de rest van het interview. NotuBiz heeft de afgelopen jaren echt geïnvesteerd in doorontwikkeling. Ook is er een duidelijke visie voor de toekomst en hier wordt stapsgewijs naartoe gewerkt. Daarnaast zijn de onderlinge contacten met de collega’s van Notubiz goed. Als we bellen worden we altijd goed geholpen.