Creëer openbaar inzicht in de bestuurlijke planning

Co-creatie

Met de Lange Termijn Agenda (LTA) van NotuBiz kan je dit overzicht snel en eenvoudig opstellen en beheren. Bij de ontwikkeling van de LTA hebben wij samengewerkt met verschillende klanten. Dit gaf ons de kans om deze tool te ontwikkelen op basis van directe input vanuit verschillende griffies. De LTA sluit naadloos aan op bestaande functionaliteiten binnen Politiek Portaal. Dit maakt het mogelijk om zonder extra inspanning een helder overzicht te creëren van de belangrijkste onderwerpen. Je kan dit overzicht instellen op thema’s en onderwerpen die voor raadsleden belangrijk zijn of tonen op basis van datum. Zo ontstaat een totaal overzicht van de bestuurlijke en politieke agenda, zowel voor het verleden, het heden én de toekomst.

‍Voordelen

Met de Lange Termijn Agenda van NotuBiz creëer je:

·      grip op de lange termijn planning binnen de organisatie;

·      een dynamisch (online) overzicht van wat er bestuurlijk en politiek gezien speelt en op de planning staat;

·      een gebruiksvriendelijke en eenvoudig op maat in te richten en te beheren LTA;

·      de mogelijkheid een momentopname te maken van je Lange Termijn Planning door een excel export met alle relevante informatie.

Nu rest wellicht de volgende vraag nog: Hoe richten we de LTA zo duidelijk mogelijk in en wie draagt de verantwoordelijkheid?
We hebben de gemeenten Altena (A) , Best (B) en Veenendaal (V) naar hun werkwijze gevraagd om hier wat helderheid te verschaffen.

Wie is verantwoordelijk voor de lange termijn agenda binnen de gemeente en wie vult de LTA-module?

A: Dat was de eerste periode (tot aan dit jaar) in de praktijk de Griffie. Onze visie is echter dat het een coproductie met het college/de ambtelijke organisatie zou moeten zijn. Vanaf dit jaar werkt ons ‘Cluster Bestuursondersteuning’ ook actief aan het up-to-date houden van de LTA. De raadsadviseurs van de Griffie voerende daadwerkelijke wijzigingen door.

B: De lange termijn agenda van de raad wordt door de Raadsgriffie gevuld en gebruikt en is er daarmee verantwoordelijk voor. We gebruiken de LTA-module echter niet als een traditionele “lange termijn agenda” maar gebruiken het als een doorvertaling van het raadsbrede beleidsakkoord uit 2022. Hierin staan alle inhoudelijke doelstellingen van de raad welke in de periode 2022-2026 naar de raad zouden moeten komen. De “going concern” onderwerpen worden hierin dus niet opgenomen, die staan op de jaarplanning.
‍
V: Bestuursondersteuning (voor wat betreft de onderdelen van de organisatie) ende griffie voor wat betreft voorstellen die bij de griffie of raad zelf vandaag komen.

Hoe deelden jullie de Lange termijn agenda voor het aanschaffen van de LTA- module?

A: Dat was voorheen een apart (Word-)document dat een keer in de zoveel tijd werd geüpdatet en geplaatst in het RIS.

B: Via losse Word-bestandjes genaamd “Strategische agenda” en “invulling strategische agenda”

C: Er was een landscape Word-format waarin alles in één groot document met de raad gedeeld werd, incl. de toezeggingen en dergelijken.

Wat vind je de voordelen van de LTA-module?

A: Je bent in staat om de tijdlijn goed te volgen, je kan doorlooptijden aangeven en je kan met kleuren en indicaties onderscheid maken tussen verschillende thema’s& programma’s.

B: T.o.v. het moeten gebruiken van losse Word bestandjes is het natuurlijk visueel veel aantrekkelijker en overzichtelijker om in de LTA een chronologische volgorde weer te kunnen geven van de voortgang en de onderwerpen netjes onder elkaar te rubriceren.

V: Het is erg overzichtelijk, je kunt beter vooruit plannen qua eigen tijd en het gehele bestuurlijke proces.

Voor wie, in jullie ogen, vul je de LTA-module?

A: Primair voor de gemeenteraad, meer specifiek voor het presidium (de agendacommissie). Maar het helpt ook college, organisatie en de Griffie.

B: De doelgroep is de gemeenteraad, dus de raads- en burgerleden. Daarnaast staat de LTA openbaar dus kunnen ook geïnteresseerde inwoners de LTA raadplegen.

V: Voor de raad, het college, de directie, de griffie en betrokken inwoners; de LTA is een bestuurlijk instrument in de bestuurlijke samenwerking .

Met welk doel vul je de LTA-module?

A: Inzicht creëren in wanneer belangrijke onderwerpen voor de raad verwacht mogen worden, inzicht in volgorde van processen en inzicht in spreiding van drukte.
‍
B: Informatieverschaffing / procesvoortgang geven aan de raads- en burgerleden over de belangrijkste onderwerpen uit het raadsbrede beleidsakkoord. Daarnaast biedt het een historisch besef van besluitvorming (van de raad) op hetzelfde dossier en aanverwante onderwerpen, om alles goed in samenhang met elkaar te kunnen zien.
‍
V: Meerdere doelen: Goed plannen, overzicht, transparantie, proces naar de raad, inzicht voor de raad in planning belangrijke plannen.

Heb je tips voor het vullen van de LTA-module? Hoe begin je bijvoorbeeld?

A: We zijn destijds begonnen vanuit de Begroting. Per Begrotingsprogramma kun je de grotere onderwerpen eruit filteren en op de LTA plaatsen.

B: Bij aanvang duidelijk bepalen, als Raadsgriffie, waarom je het wil gebruiken, waarvoor je het wil gebruiken en wat daarbij dan de juiste inrichting is.

V: Denk eerst na over inrichting, communiceer met betrokken teams zodat zij begrijpen wat de bedoeling is (is rol bestuursondersteuning) en vraag steeds dezelfde ingrediënten uit die in de LTA een plek krijgen.

Hoe hou je de LTA goed bij?

A: Aan Cluster Bestuur vragen om een paar keer per jaar met een voorstel voor een update te komen. De Griffie filtert zelf ook relevante informatie uit bv. de Begroting en raadsinformatiebrieven.

B: Vaste periodes afspreken wanneer de LTA module bijgewerkt wordt. Bij ons bijvoorbeeld steeds ter voorbereiding op het presidium.

V: Hoe hou je hem goed bij? Komt elke maand terug in de directie, bestuurlijke driehoek, het college en de agendacommissie. Hij is actueel. Ook in de portefeuillehouder overleggen wordt de LTA geagendeerd. Alleen het erachteraan jagen om nieuwe onderwerpen aan te melden, vereist energie. De directie heeft zich hier echter achter geschaard.

Samen naar een toekomst van duidelijke besluitvorming

Naast de verkoop van onze software bieden we ook uitgebreide LTA-service aan. Zo zorgen we er bijvoorbeeld voor dat de LTA voor Amsterdam volledig door NotuBiz wordt gevuld en zorgvuldig gecontroleerd. Dit garandeert een nauwkeurige en efficiënte verwerking van gegevens. Daarnaast bieden we de mogelijkheid tot een coachingsproject, waarbij we je begeleiden om het maximale uit onze diensten en software te halen. Zo zorgen we samen voor een optimaal resultaat en een gestroomlijnde samenwerking.

Met de Lange Termijn Agenda van NotuBiz heb je de tool in handen om effectief te plannen en overzicht te houden over de bestuurlijke besluitvorming. Of je nu werkt bij een gemeente, provincie of waterschap, de LTA-module biedt de duidelijkheid en structuur die nodig is om samenwerkingen te verbeteren en de werkdruk te verlagen. Door de nauwe samenwerking met onze klanten en ons streven naar continue innovatie, zorgen we ervoor dat de LTA altijd aansluit op de behoeften van jouw organisatie.

Bij NotuBiz zijn we toegewijd aan jouw succes. Met onze ondersteuning en de kracht van de LTA-module, ben je klaar voor een toekomst van transparantie en efficiëntie in bestuurlijke processen. Samen bouwen we aan een sterke basis voor effectieve besluitvorming, vandaag en in de toekomst.