Digitale archivering: hoe gemeenten de toekomst veiligstellen

‍Hoe verloopt het proces van archiveren, welke stappen nemen jullie per rol?

Femke: “Binnen de griffie zijn wij verantwoordelijk voor het "bevriezen" van vergaderingen. We controleren oudere vergaderingen op volledigheid en eventuele onregelmatigheden in agendapunten, documenten, video-en audioverslagen en besluitenlijsten. Zodra alles klopt, bevriezen we de vergadering en zetten we het door naar de volgende stap. Zo borgen we dat besluitvorming niet onbedoeld wordt aangepast in latere jaren.

Een uitdaging hierin is bijvoorbeeld of koppelingen naar externe documenten goed worden meegenomen en of geheime stukken op de juiste manier worden verwerkt. Soms blijven bepaalde documenten tijdelijk buiten het proces, zoals bij burgemeestersbenoemingen. Dit bevriezen gebeurt niet wekelijks, maar vooral tijdens rustige periodes, zoals in de zomer of na de kerst. Sinds 2019 zijn we begonnen dit systematisch aan te pakken, en missen we zelden stukken; eventuele ontbrekende documenten hebben we meestal zelf in ons archief staan en kunnen we eenvoudig toevoegen.”

Peter: “Het bepalen welke documenten vernietigd of gearchiveerd worden, valt onder informatiemanagement. Informatiemanagement werkt samen met alle afdelingen om te beslissen welke stukken bewaard moeten blijven of vernietigd kunnen worden. Voor deze afdeling gebruiken we een lijst met criteria volgens de selectielijst voor gemeenten van de VNG. Het kan per informatiestukverschillen, zoals bijvoorbeeld raadsvergaderingen en commissievergaderingen."

De archiefwet bepaalt de regels voor overbrenging naar het archief. Op welk punt van het proces komen jullie in aanraking met deze regels?

Caroline: “Het zou vanaf het begin af aan wel in orde moet zijn. Als je achteraf wilt herstellen, bijvoorbeeld pas op het moment van overbrengen, kost dat vaak veel meer werk. Bij de te bewaren stukken en verslagen van raadsvergaderingen is het vooral handig om vanaf het beginrekening te houden met de voorwaarden voor overbrenging. Vanuit NotuBiz worden raadsvergaderingen en bijbehorende stukken al gepubliceerd op de website van de gemeente. De beschrijvingen zijn hierdoor al heel goed, waardoor ze voor inwonersgoed te begrijpen zijn.
Dat verschilt met een zaaksysteem. Sommige beschrijvingen zijn intern bijvoorbeeld wel duidelijk, maar zullen voor het streekarchief en daaropvolgend de inwoner aangepast moeten worden.”

Femke: “Dat speelt voor ons eigenlijk los van het archiveren zelf. Je wilt gewoon dat je vergaderingen vanaf het begin compleet zijn. We zijn hier al sinds de start van de gemeente (1 januari 2019 red.) bewust mee bezig. Bijvoorbeeld bij het benoemen en betitelen van stukken of helder omschrijven of iets een raadsvoorstel of een bijlage is. Op die manier zorg je er direct voordat de documenten duidelijk in het systeem staan, wat uiteindelijk ook het archiveringsproces ten goede komt.”

Peter: “Soms is er wel overleg nodig om de juiste grondslag te bepalen, vooral om vast te stellen waar het document precies over gaat. Dat helpt om beter te beslissen of iets bewaard of vernietigd moet worden, en zorgt ervoor dat de selectie zorgvuldig en volgens de juiste criteria gebeurt.”

‍

Wat gaat er veranderen voor jullie wanneer de nieuwe Archiefwet is doorgevoerd?

Caroline: “Als de nieuwe Archiefwet straks van kracht wordt, waardoor dossiers al na tien jaar in plaats van twintig jaar moeten worden overgebracht, zullen we als streekarchief vaker te maken krijgen met dossiers die nog beperkte openbaarheid hebben. Dat betekent dat we waarschijnlijk ook meer aanvragen krijgen van bezoekers die willen weten of ze bepaalde stukken mogen inzien. We moeten dan goed kunnen onderbouwen of inzage is toegestaan of niet. Het is daarom erg belangrijk dat de gemeente duidelijk vastlegt waarom iets nog niet openbaar is. Als dat niet goed beargumenteerd is, kunnen er namelijk juridische consequenties volgen.

Onze samenwerking met gemeenten zal dus waarschijnlijk intensiever worden. Mocht een verzoek worden afgewezen, dan kan iemand daar bezwaar tegen maken of in beroep gaan. Dat zien we nu al gebeuren bij recentere stukken, vooral omdat mensen vaak een sterkere emotionele band hebben met documenten die nog relatief ‘nieuw’ zijn. Voor stukken van 30 jaar oud speelt dat een stuk minder natuurlijk. Die gevoeligheid is voor ons een relatief nieuwe situatie en maakt het juist belangrijk dat we restricties op openbaarheid goed kunnen verantwoorden.”

Peter: “De nieuwe Archiefwet houdt meer rekening met digitale opslag en geldt voor alles waar informatie in wordt opgeslagen. Dat bewustzijn was er jaren geleden nog niet echt bij alle collega’s, maar dat begint nu gelukkig wel te groeien. Tien jaar geleden was niemand nog bezig met archiveren vanuit vakapplicaties. Destijds was de gedachte: ‘alles moet in het zaaksysteem’. In de afgelopen tien jaar hebben we gemerkt dat dit niet zo werkt.”

Femke: “Met de nieuwe archiefwet is de maximale overbrengingstermijn tien jaar. We moeten goed gaan nadenken hoe we dit aan gaan pakken. Sommige dossiers lopen namelijk vijf jaar of langer door, dan is het handig om die gegevens nog bij de hand te hebben. Juist het feit dat alles bij elkaar staat, inclusief het videoverslag, geeft direct duidelijke politieke context en levert ons meerwaarde op.”

‍

‍

Gemeente Altena is co-creatieklant en werkt al een tijd mee aan het archiveringsvraagstuk. Ook SALHA heeft mee kunnen denken in het proces.

Hoe ervaren jullie de ontwikkeling van de Recordmanagement module?

‍Femke: “In 2019 zijn we met jullie allereerste pilot gestart. We gebruikten al langer het RIS als een soort eigen archief voorraadsinformatie. We hebben ook een zaaksysteem, alleen werd dat systeem vaak gezien als ‘black box’ en door anderen als archief gebruikt voor zaken. Als griffie werkten wij daar niet mee, omdat de politieke context waarin wij opereren cruciaal is en die heb je in het zaaksysteem niet of kan niet op de juiste wijze worden opgeslagen zoals dat in het RIS wel kan.

‍
Toen we hoorden dat NotuBiz met digitale archivering en recordmanagement aan de slag ging, dachten we: ‘dit zou mooi zijn om bij aan te haken’. In het begin hebben we veel gekeken naar en meegedacht over hoe het proces werkt en hoe we als griffie hiermee om moeten gaan. We zijn meegelopen in dat traject, wat heeft geleid tot de inrichting zoals we die nu hebben."

Peter: “Het is een positieve ontwikkeling. Bewustwording over archivering is echt iets van de laatste jaren en het is fijn dat NotuBiz als vakapplicatie deze bewustwording ondersteund en het besluitvormingsproces compleet wil aanbieden."

Caroline: “Ik vind het erg positief dat NotuBiz bezig is met de Record Management module. Je ziet dat niet altijd in taak specifieke applicaties of vakapplicaties. In een zaaksysteem is het voor zaken over het algemeen goed geregeld, maar bij applicaties die over een afdeling of proces gaan, kun je vaak niets vernietigen of overbrengen. Als NotuBiz voor elkaar krijgt dat we wel kunnen overbrengen en uiteindelijk vernietigen, is dat heel mooi.

‍
Daarnaast vind ik het erg goed dat NotuBiz archiefdiensten vroeg betrekt in dit proces en dat jullie alle partijen bij elkaar brengen."