Een interview met Marijn Schrander, consultant bij NotuBiz

Wie ben je en wat zijn jouw belangrijkste taken bij NotuBiz?

Ik ben Marijn Schrander, consultant bij NotuBiz. De taken van een consultant op papier zijn eigenlijk het implementeren van de software, maar ook het netjes neerzetten van de software bij een klant. Eigenlijk ben je samen met de klant aan het kijken hoe je naar een fijn werkproces kan gaan.

‍

Wat doet een consultant bij NotuBiz precies?

Als consultant ben je een soort van verandermanager. De organisatie maakt een keuze om voor NotuBiz als leverancier te kiezen. Vanuit daar kom je in een groep mensen die er niet altijd voor hebben gekozen om met NotuBiz te werken. Maar het is wel van belang dat je die groep mensen de software helpt te begrijpen en dat ze er fijn mee kunnen werken. Je bent aan het peilen hoeveel weerstand er is en hoe je het beste met die weerstand kunt omgaan. Dat is voor elke persoon anders, daarnaast is het ook weer een combinatie met jouw eigen persoonlijkheid. Je wilt niet alleen dat iedereen de verandering accepteert, maar ook echt omarmt. Dat vergt bij bepaalde personen meer energie dan bij anderen, maar dat is juist een mooie uitdaging.

Daarnaast ben je het ene moment bezig met presenteren en het andere moment ben je over het werkproces aan het vertellen. Aan het begin ben je vooral aan het luisteren en dan ben je vooral bezig met de juiste vragen aan het stellen, zodat je de juiste informatie kan verzamelen. Je hoort bepaalde dingen, die echt een trigger vormen, waarop jij kan acteren. Het is veel verwachtingsmanagement en verandermanagement. Je zou denken dat mijn werk heel veel om software draait, maar het gaat meer om de mens, de software is een bijkomstigheid. De mens, de klant staat altijd centraal.

‍

Wat zijn jouw favoriete aspecten van het werk?

Werken met mensen spreekt me enorm aan. Daarnaast is het werken met mijn collega’s ook leuk. Ik vind het werken met een systeem en het configureren ook gaaf. Daarnaast ben ik er graag mee bezig, omdat ik het resultaat ervan kan zien. Als mijn werk ervoor zorgt dat een griffiemedewerker de stukkenstroom gemakkelijk in kan richten, waardoor de raadsleden snel hun stukken kunnen vinden en dus het werk allemaal makkelijker verloopt, dan voelt dat erg bevredigend. Ook als we samen praten over nieuwe ontwikkelingen zoals de Lange Termijn Agenda, Archiveren of Themadossiers, dan zie ik dat klanten enorm enthousiast worden. Dat zorgt er bij mij dan ook weer voor dat ik heel enthousiast wordt.

‍

Heb jij een leuke anekdote of een leuke quote van een klant?

Ik denk dan vooral, wanneer we het hebben over managementtermen, aan een paradigma shift. Dus vooral een shift van perspectief. We hebben heel veel trajecten lopen en in één van deze trajecten was er een stakeholder die vast zat in bepaalde ideeën. Deze stakeholder is nu wat aan het bijdraaien. Het is heel mooi om dan te zien dat iemand verandert in dat denkpatroon. Deze stakeholder is nu ontzettend positief en heel erg vrolijk aan de telefoon. Als je dan complimenten krijgt vanuit zo'n persoon, dan voelt dat echt als een grote overwinning.

‍

Hoe verloopt een implementatietraject?

Het begint bij ons officieel als we de getekende opdracht binnen hebben. Vanuit daar ga ik zelf contact opnemen met de klanten. We hebben dan een soort kleine intake, zodat ik wat meer leer over de wensen en de uitvraag. We starten dan ook met het opstellen van de documentatie, waarin wij vastleggen wat de doelstellingen zijn, hoeveel tijd er nodig is en welke werkgroepen er moeten worden opgesteld. We hebben bijvoorbeeld een aantal mensen op de griffie die een werkgroepje vormen, die een stukje van het raadsinformatiesysteem op gaan leveren. In de documentatie nemen we dat proces ook mee, zodat deze in de toekomst ook kan worden geraadpleegd.

Vervolgens zijn de eerste afspraken vaak op locatie en ga je vooral vragen stellen over de pijnpunten en de dingen waar de organisatie tegenaan loopt. Je wil altijd zo een eerste sessie heel positief insteken, maar vaak draait het vooral om het wegnemen van de pijn en het verbeteren van de werkprocessen. Daarna ga ik werken aan een concept inrichting van het systeem, waarin ik uiteraard aandacht besteed aan de pijnpunten en wensen uit de eerste sessies. Hier wordt vervolgens door de organisatie op gereageerd. Het gaat in die fase vooral om compromissen sluiten, aangezien ons systeem heel veel kan, maar niet de ‘heilige graal’ is. De organisatie en NotuBiz gaan dan allebei intern kijken naar de functionaliteiten, vervolgens komen we nog een keer samen en delen we de bevindingen. Dan richt ik het definitieve systeem in en krijg ik definitief akkoord van de organisatie. Als we hele grote implementatietrajecten hebben, dan geven we naderhand ook nog trainingen voor de beheerders en de eindgebruikers. Dat vind ik zelf erg leuk om te doen. We hadden de afgelopen week een training bij de gemeente Zeist, het is dan erg goed om te horen dat alle raadsleden enorm tevreden zijn over hetgeen dat we hebben opgeleverd. Het mooie is dus dat je zowel het begin, de middenfase en de staart allemaal zelf mag meemaken en mag begeleiden waar nodig.

‍

Wat maakt een goede consultant?

Eén van de mooie aspecten van werken als consultant is dat het voor iedereen toegankelijk is, er zijn namelijk meerdere wegen naar Rome. Iemand kan bijvoorbeeld heel analytisch zijn, maar minder naar buiten gericht, dat werkt goed. Maar er kan ook zijn dat iemand heel sociaal is, maar wat minder analytisch ingesteld is, dat kan ook. Het helpt wel enorm als je zelf al kwaliteiten bezit zoals analytisch vermogen, inlevingsvermogen, communicatieve vaardigheden, goed kunnen luisteren et cetera. Dat maakt het werk wat makkelijker vanaf het begin. Een stuk nieuwsgierigheid en empathie is erg belangrijk, je moet willen leren met welke pijn de klant zit. Alleen op die manier kom je tot de kern van de informatie. Je wilt ook graag dat ze zich gehoord voelen. Daarnaast moet je goed het overzicht kunnen behouden, consultants bij NotuBiz werken vaak aan meerdere trajecten op hetzelfde moment. Mocht het nodig zijn dan moet je kunnen switchen tussen die trajecten en wel echt de diepte in gaan.

‍

Waarom vind jij het leuk om bij NotuBiz te werken?

Ik vind NotuBiz echt een goede organisatie om voor te werken. Dat komt voor mij vooral door het jonge karakter van de organisatie. De kernwaarden; toegewijd, ondernemend en vooruitstrevend resoneren ook echt bij mij. Je ziet dat de organisatie veel mogelijkheden biedt om door te groeien en als jij daar met een proactieve houding tegenover staat, dan is alles mogelijk. Daarnaast heb ik enorm veel leuke collega’s die het voor mij gewoon een erg fijne organisatie maken.