Implementatie en ontwikkelingen bij gemeente Zundert

‍Jullie hebben een bewogen jaar gehad met tijdelijke onderbezetting en de overgang van raadsadviseur naar griffier. Hoe hebben jullie dit ervaren?‍

‍
Bas: De overstap naar griffier verliep soepel, maar bracht meer verantwoordelijkheid en de noodzaak voor snelle beslissingen met zich mee. Dankzij advies van collega’s in de regio en ervaren griffiers kon ik snel mijn draai vinden.

Laura: Na een intensieve startperiode met vooral operationeel werk, richten we ons nu ook op strategische ondersteuning van de Raad, die zichtbaarder wil zijn en dichter bij inwoners wil komen. Mijn rol is niet veel veranderd door Bas zijn nieuwe functie. Ik ondersteun hem administratief en strategisch, zodat we elkaar goed kunnen aanvullen en desnoods vervangen.

Bas: Veel van onze werkzaamheden zijn cyclisch, dus we kunnen goed vooruitplannen dankzij het vergaderrooster en de lange termijn agenda. Toch krijgen we ook regelmatig onverwachte taken waar we snel op moeten inspelen. Dat zal met de nieuwe bezetting nog beter gaan.

Wat is het grootste verschil, in jullie ogen, tussen voor en na de aanbesteding?

Laura: Het grootste verschil zijn de nieuwe modules! Informatie is nu veel makkelijker toegankelijk voor raadsleden, vooral door de module voor moties, amendementen en toezeggingen. Dit werkt aanzienlijk beter dan voorheen, toen we alles handmatig in een Excel-lijst moesten bijhouden.

Bas: Wat ik erg waardeer, is dat het college nu ook veel efficiënter geholpen wordt. Als de gemeentesecretaris bijvoorbeeld vraagt naar de status van een bepaalde afdoening, kunnen we eenvoudig verwijzen naar NotuBiz, waar alles overzichtelijk te vinden is. Dat vergemakkelijkt het werk voor iedereen binnen de organisatie, zeker ook voor nieuwe raadsleden die we wegwijs moeten maken in het systeem. Daarnaast kijk ik uit naar de integratie van de lange termijn agenda (LTA) in NotuBiz. Wat niet alleen handig is voor het overzicht van de organisatie en de inwoner maar ook voor het programmamanagement, dat bij ons een cruciale rol speelt in het vullen van de agenda.

Laura: Het blijft een uitdaging om nieuwe raadsleden snel op niveau te krijgen. Veel dossiers hebben al een lang traject doorlopen, en raadsleden moeten snel kennis opdoen om effectief aan te sluiten bij de lopende zaken, ondanks dat het geen fulltime functie is voor hen. Een systeem zoals NotuBiz biedt dan een centraal overzicht, waarin wij hen wegwijs maken. We werken daarbij met modules voor raadsmededelingen, ingekomen stukken, besluitenlijsten en ook het “politiek portret” is onlangs aangevuld met foto’s en stemmingen. Dat bleek ook zeer nuttig tijdens het afscheid van een raadslid.

Bas: In november hebben we ook een training raadsinstrumenten, waarbij we dus ook met NotuBiz al jullie modules uitvoerig gaan behandelen. We bespreken hoe ze de juiste informatie kunnen vinden, de juiste methodes toepassen en weten waar ze precies moeten zoeken. Daarnaast ondersteunen we hen in het schrijven van sterke moties en welke elementen daarbij belangrijk zijn. Er is altijd ruimte voor verbetering en innovatie, en dit proces van voortdurende professionalisering is iets waar we hen actief bij begeleiden.

Hoe hebben jullie de implementatie van deze nieuwe modules ervaren?

Bas: De implementatie van de nieuwe modules met Marijn(consultant NotuBiz) verliep erg goed. Hij was ontzettend productief en zorgde ervoor dat we aan allerlei belangrijke details dachten. Op dat moment had ikzelf eigenlijk geen tijd om hier intensief mee bezig te zijn, dus ik vertrouwde op zijn expertise. Het gaf een goed gevoel om te weten dat hij de nodige kennis en ervaring had en dat het allemaal in goede banen geleid werd.

Laura: Marijn heeft ons echt goed door het proces geleid en een helder overzicht gegeven van wat er gedaan moest worden en waar wij actie moesten ondernemen. Dat was erg prettig, vooral omdat we zo’n implementatie niet dagelijks doen. We werken wel in het systeem, maar dit betrof zaken op een ander niveau, en Marijn hielp ons daar goed bij.

Wat zijn in jullie ogen de grootste uitdagingen in de lokale politiek de komende tijd?

Bas: Het wordt steeds moeilijker om goede raadsleden en bestuurders te vinden. De drempel om in de gemeenteraad te gaan is hoog, vooral door de toegenomen tijdsinvestering en verantwoordelijkheid. Het werk van een raadslid is intensiever geworden omdat er meer taken bij de gemeente liggen, waardoor raadsleden van veel zaken verstand moeten hebben. Daarnaast komt de omgeving dichterbij, zowel letterlijk in de raadszaal als figuurlijk, doordat inwoners soms stevig reageren op besluiten. Raadsleden kunnen hier last van hebben, en het is aan ons om hen daar zo goed mogelijk bij te helpen.

Laura: Naast de gemeenteraad zijn er ook regionale verplichtingen, zoals vergaderingen voor gemeenschappelijke regelingen, de bibliotheek, of bijeenkomsten van andere regionale organisaties zoals de WVS. Daarnaast veranderen wetten en om daarover goede besluiten te nemen, moetenraadsleden zich ook daarin verdiepen. Vaak gaat er maar één persoon namens de partij, maar het blijft intensief. Helemaal als je de enige in je fractie bent.

Bas: Wat ook een grote rol speelt, in nadelig opzicht, is publiciteit. Mensen horen het vooral als er iets misgaat. Neem de nieuwe begroting: zoals alle gemeenten moeten ook wij bezuinigen. Aan de overkant zou een nieuwcultuurcentrum komen, waarvoor het geld al was vrijgemaakt. Maar gezien de huidige omstandigheden heeft het college moeten besluiten dat het financieel niet haalbaar is. Voor inwoners is dat teleurstellend, en dat soort berichten blijft hangen. Terwijl er natuurlijk ook veel goede dingen gebeuren.

Laura: Vaak weten mensen niet wat er precies allemaal speelt, waarom inderdaad een bepaalde keuze wordt gemaakt. Men weet niet precies welke wetten, welke procedures of processen er allemaal achter hangen. Je kunt ze het ook niet kwalijk nemen, want natuurlijk is het ook af en toe wel heel complex. Ik kom zelf uit Zundert en merk dat het heel onbekend is waar men informatie van de gemeenteraad kan vinden, ook voor inwoners.

In hoeverre zou je dat wel inzichtelijker kunnen maken, zo'n proces of zo’n besluit?

Bas: We hebben een nieuwsbrief voor de Raad waar inwoners zich op kunnen abonneren. De eerste editie is op 23 september verstuurd.  De bedoeling is om iedereen in de gemeente inzicht te geven in de genomen besluiten, wat er op de planning staat en waar we mee bezig zijn. De drempel om betrokken te raken is vaak nog te hoog, dus hopen we die met deze nieuwsbrief te verlagen. Door inwonerparticipatie vooraf goed te regelen, kunnen besluiten beter worden uitgelegd, wat zowel de gemeenteraad als het gemeentebestuur helpt. We starten in december bovendien met een cursus Politiek Actief die druk bezocht gaat worden: we willen inwoners betrekken bij de lokale politiek en we kijken al vooruit naar de gemeenteraadsverkiezingen.

Laura: Op het moment publiceren we de agenda en plaatsen een advertentie in de plaatselijke bode, zodat iedereen op de hoogte kan zijn van de raadsvergadering en de besproken onderwerpen. Ook delen we berichten via social media. Op die manier proberen we het op verschillende niveaus bekend te maken. Natuurlijk hangt de interesse ook af van het debat zelf: is het boeiendom te volgen en begrijpelijk voor de luisteraars?

Daarnaast denk ik dat Themadossiers straks voor de nieuwe gemeenteraad en voor inwoners een mooie uitkomst biedt. Ik kan een nieuw raadslid bijpraten, maar als zij zich ook zelf gewoon kunnen inlezen zou dat top zijn. En voorinwoners is dat natuurlijk ook veel fijner, zo’n centraal informatiepunt.

Bas: We proberen ook wel met de tijd mee te gaan en een moderne insteek te hanteren. De raad moet met zijn tijd mee en we moeten goed inspelen op externe omstandigheden. De blik naar buiten is natuurlijk steeds belangrijker, daar doen we ons best voor!

‍