Interview gemeente Maassluis: "Het gebruiksgemak van het systeem vind ik een groot voordeel"

Met welk probleem of vraagstuk kwam de gemeente Maassluis bij NotuBiz terecht?

“Dat is alweer een hele tijd geleden. Wij maakten voorheen altijd gebruik van Notuleerservice Nederland, de zusteronderneming van NotuBiz, waarbij wij tijdens de vergaderingen altijd een notulist hadden zitten die de verslagen maakte. Daardoor zijn wij eigenlijk ook over gegaan op het raadsinformatiesysteem (RIS) van NotuBiz. Naast het RIS zijn we papierloos gaan vergaderen via NotuBox en zo hebben we de ondersteuning langzaam uitgebreid tot alle diensten van NotuBiz. Wij zijn nog steeds tevreden over de dienstverleningen van NotuBiz. Anderhalf jaar geleden hebben wij een aanbestedingstraject doorgelopen en toen zijn wij als gemeente ook weer bij NotuBiz terecht gekomen.”

Wat voor cijfer zou je de dienstverlening geven van NotuBiz?

“Als we het hebben over de behulpzaamheid van de werknemers is dat een 8. Is er een probleem, dan kunnen we bellen en het is heel erg prettig om persoonlijk contact met iemand te hebben. En door dat persoonlijke contact worden de problemen die er zijn ook weer snel opgelost. Dus die behulpzaamheid en de mogelijkheid om iemand te kunnen spreken, vinden wij wel heel erg belangrijk binnen de gemeente.

Je hebt bij NotuBiz ook de mogelijkheid om een vraag of probleem in te dienen binnen het Klantenportaal, daar maken wij ook gebruik van, maar het voordeel van het persoonlijke contact is toch wel dat je het makkelijker kan uitleggen en ook direct een reactie terug krijgt.”

Welk aspect(en) binnen NotuBiz vind je het meest waardevol?

“Dat is wel echt het persoonlijke contact. Ik weet uit ervaring dat het niet bij elk bedrijf zo is, dus voor mij is het wel echt een pré van NotuBiz dat zij nog werken met persoonlijk contact bij vragen en/of problemen. Daarnaast is het mooi dat NotuBiz steeds werkt aan het door ontwikkelen van hun producten.”

Waarom zou je NotuBiz aanbevelen bij andere gemeente?

“Ik zou NotuBiz bij andere gemeenten aanbevelen om drie belangrijke redenen. Het gebruiksgemak om met het systeem te werken als griffie zijnde, dat vind ik wel een groot voordeel. Ook de overzichtelijkheid van het raadsinformatiesysteem werkt heel prettig. Niet alleen voor de raadsleden, maar ook voor de inwoners van de gemeente. Het is belangrijk dat het raadsinformatiesysteem duidelijk is over wat er allemaal speelt rond de gemeenteraad. Daarnaast ben ik positief over het digitaal werken voor de raadsleden via de vergaderapplicatie, NotuBox. Het systeem functioneert goed en raadsleden zijn er ook tevreden over!”

Welke ontwikkelingen zie je binnen jouw rol als griffier in de toekomst?

“Welke ontwikkelingen ik zie in de toekomst? Bij de verkiezingen in maart 2022 heb ik gezien dat de opkomst beperkt was. Ik denk dat het van belang is dat het voor de inwoners van de stad duidelijker wordt wat de gemeenteraad precies doet en welke besluiten er worden genomen. Hier ligt een taak voor raadsleden om dat meer voor het voetlicht te brengen, maar ook voor de griffie om daarover te communiceren. NotuBiz kan daar een rol in spelen door het bijvoorbeeld mogelijk te maken om interactief met de burgers te communiceren. Op deze manier kunnen inwoners meer worden betrokken bij de besluitvorming door de gemeenteraad. Er gebeurt natuurlijk al best veel op het gebied van participatie, maar dat kan altijd nog beter.”

Hoe zie je NotuBiz daar een rol in spelen?

“Ik zou mij kunnen voorstellen dat wanneer er plannen liggen of als burgers willen reageren op plannen binnen een gemeente, dat je binnen het NotuBiz portaal de mogelijkheid biedt dat de burgers kunnen reageren op bepaalde zaken en dat ze hun mening kunnen geven. Als er op de agenda van de raadscommissie een bepaald onderwerp staat, dan is het denkbaar dat in het systeem van NotuBiz burgers kunnen reageren op die plannen of dat ze er een opmerking bij kunnen plaatsen.”