Interview met Bram de Groot over de rol van informatievoorziening binnen de griffie

Zou je ons kunnen vertellen wat je functie als adjunct-statengriffier inhoudt?

“Ik ben adjunct-statengriffier, dat is echt mijn formele functie en zo is het natuurlijk ook geregeld in de wet. Ik ben de vervanger van de griffier, dus als de griffier er niet is, ben ik de griffier. Gelukkig is de griffier er bijna altijd, dus hoef ik hem niet vaak te vervangen. Ik houd me bezig met de planning en agendacommissie van de Provinciale Staten. In de agendacommissie worden de agenda’s voor de maand vastgesteld voor een gezelschap van statenleden. Daarnaast houd ik me ook bezig met de fractie-financiën. Onze Staten krijgen forse fractiesubsidies, zodat ze zelf ook ondersteuning in kunnen huren in de vorm van personeel. Ik steek hier veel tijd in, want meer dan 15 partijen moeten hun fractiebureau ondersteunen. Ik houd me ook bezig met een aantal samenwerkingen, onder andere die met het IPO. Gemeenten hebben het VNG als samenwerkingsorganisatie, voor provincies is dit de IPO. Een andere samenwerking waar ik aandacht aan besteed is de Noordelijke Rekenkamer. Deze deelt de provincie Friesland met provincie Drenthe en Groningen. Ik zit in meer van dat soort samenwerkingsoverleggen en projecten. Ik ben vanuit de griffie verantwoordelijk voor alle ICT die wij gebruiken. Ik houd me bijvoorbeeld bezig met de hardware die we van onze ICT afdeling krijgen."

“Het werk is wel minder divers dan ik gewend was op kleinere griffies, daar bemoeide ik me met nog veel meer andere dingen. Ik heb nu wat meer focus. Dit is mogelijk, omdat wij een grote griffie afdeling hebben van maar liefst 10 medewerkers. Vroeger heb ik op griffies gewerkt waar we al het werk met zijn tweeën oppakten, dan is de taakverdeling heel anders."

‍

Momenteel werk je mee aan een traject om Friese ondertiteling beschikbaar te maken met behulp van software, kun je hier iets meer over zeggen?

“Vanuit de overheid is er wetgeving, waarin staat dat bestuursorganen toegankelijker moeten worden gemaakt. Een manier om dit te faciliteren is het opnemen en ondertitelen van vergaderingen. De provincie is meertalig, er worden in onze vergaderingen Nederlands, Fries en een combinatie ervan gesproken. Dit is soms lastig te volgen tijdens vergaderingen. Vanuit samenwerkende griffiers in Friesland zijn we een traject gestart om Friese ondertiteling mogelijk te maken. Het was geen makkelijk traject en we zijn ook nog lang niet klaar.” zegt Bram. “Ik kom uit een tijd dat alles werd gedigitaliseerd, we stopten met het maken van verslagen en vergaderingen werden opeens allemaal opgenomen. Je wil graag dat vergaderingen voor iedereen toegankelijk zijn, toen is het idee van de ondertiteling op komen borrelen. Het traject is echter zeer complex.” Zegt Bram lachend. “Nu ligt de rol binnen het traject vooral bij de samenwerkende griffiers. We willen er graag mee aan de slag, omdat het ons waardevol lijkt, maar natuurlijk ook vanuit wettelijke verplichtingen.”

‍

Kun je het belang van informatievoorziening binnen de griffie toelichten?

“Ik denk dat informatie de basis vormt voor alle besluitvorming die plaatsvindt. Voor alles wat de statenleden doen eigenlijk. Het is het allerbelangrijkste voor de dagelijkse operatie in mijn ogen. De hoeveelheid aan informatie die in omloop is maakt het wel lastig om focus aan te brengen. Het is echt een uitdaging om uit al die informatie te selecteren wat waardevol is. Vroeger moest je dingen met de post versturen, voor veel mensen was dit misschien een drempel, waardoor zij minder snel iets instuurden. Nu wordt alles maar doorgestuurd. Het gaat dan om veel post van inwoners, of organisaties, maar het zijn ook heel veel nieuwsbrieven. Wij zetten alles door, maar je probeert het wel filterbaar te maken voor statenleden. Zo kunnen zij zelf beslissen wat ze wel en niet willen bekijken. Hoe wij deze uitdaging kunnen aanpakken weten we ook nog niet goed. We willen namelijk niets achterhouden wat misschien belangrijk kan zijn.”Een andere beweging die speelt is de informatiehonger van politici. Veel van hen willen graag van alles op de hoogte zijn. Dat is aan de ene kant heel goed, maar aan de andere kant is dit gevaarlijk. Dan moet je je afvragen of je al die informatie wel tot je wil nemen? Dat is een zoektocht. Hoe ga je hiermee om? Ik vind dat de griffie hier een grote rol in speelt. Het werk als volksvertegenwoordigers is een nevenfunctie, het lijkt me dan ook lastig om te weten wat er toe doet. Zij moeten het vooral ook nog kunnen behappen.”

Op welke manier zorg jij ervoor dat informatie terecht komt bij de juiste persoon?

“Wij hebben een aantal doelgroepen: de statenleden, de fractiemedewerkers en de inwoners. Wij filteren eigenlijk weinig informatie en zetten in principe alles gewoon gelijk door. Vaak voegen we wel adviezen toe, maar we houden eigenlijk niets achter. Alles wat inwoners insturen komt bij de statenleden terecht. Dat geldt natuurlijk ook voor alle stukken die binnenkomen vanuit het college, waarover statenleden besluiten moeten nemen. Deze zetten wij altijd zo snel mogelijk door. Wij wachten nooit tot de vergadering echt plaatsvindt, het is belangrijk dat stukken tijdig bij de juiste personen terecht komen. Wij zetten hele zuivere informatie door naar de statenleden. Wij zijn geen afdeling die daarin wijzigingen maakt. Leden moeten er vanuit kunnen gaan dat als zij informatie sturen naar volksvertegenwoordigers dat deze klopt.” zegt Bram.

‍

Heb je je al voorbereid op de verkiezingen? Hoe heb je dit gedaan?

“Ja dat hebben wij zeker al gedaan!” Roept Bram.“Gelukkig is het niet de eerste keer dat de verkiezingen plaatsvinden. Waar wij erg druk mee zijn is het inwerkprogramma, om ervoor te zorgen dat Statenleden een vliegende start kunnen maken. Voor dit project hebben we voldoende tijd ingepland, zodat Statenleden elkaar kunnen leren kennen, maar ook zodat ze leren hoe onze systemen werken. Tijdens de inwerkperiode leggen we uit hoe ambtelijke organisaties in elkaar zitten en hoe de Staten werken. De juridische context en andere vragenpunten komen ook aan bod. Het is een bomvol programma dus. Je wilt Statenleden goed voorbereiden op hun functie, zodat ze gelijk aan de slag kunnen. Naast het inwerkprogramma hebben we ook opkomstcampagnes ontwikkeld, waarin we burgers aansporen te gaan stemmen. Ik denk dat de belangrijkste taak van de griffie vooral na de verkiezingen begint, het is aan ons de taak Statenleden zo goed mogelijk te helpen.”

‍

Waar ben je als statengriffier het meest trots op in je carrière tot nu toe?

“Pfoe wat een moeilijke vraag! Gemeenteraden en provincies zijn natuurlijk eigenlijk lekenbesturen, en bestaan uit inwoners zoals jij en ik. Veel van deze inwoners besluiten op een gegeven moment dat zij iets willen bereiken voor de samenleving. Zij willen zich inzetten voor een onderwerp. Ik vind het mooi om te zien dat mensen binnenkomen als Statenlid of gemeentelid en dan eigenlijk denken, waar ben ik aan begonnen? Binnen mijn rol kan ik die zorgen (deels) wegnemen, zodat zij gaan begrijpen hoe alles werkt en vorm kunnen geven aan de idealen waar ze voor staan. Kort gezegd zou je kunnen zeggen dat ik een bijdrage lever aan volksvertegenwoordigers, zodat zij hun functie goed kunnen uitvoeren. Dat is het mooiste aan mijn werk. Je maakt de ene blij door een iPad aan de praat te krijgen. Met een ander heb je veel inhoudelijkere gesprekken over een dossier waarover ze peinzen. Daar moet je als griffier een stapje verder in gaan.” “Dat doet me denken aan een leuke situatie.” zegt Bram. “Er was hier in Leeuwarden vroeger een raadslid, die af en toe problemen had met zijn iPad. Dan stapte ik soms op de fiets en ging ik even bij hem thuis langs om hem een helpende hand te bieden. Dat is een kleine moeite als je weet hoe het werkt, maar het raadslid is hier ontzettend mee geholpen. Die redde zich als volksvertegenwoordiger prima, maar op van die technische punten wat minder. Dat ik op die manier een bijdrage kan leveren vind ik echt mooi aan mijn werk.”

‍

Zie jij nog bepaalde trends of mooie ontwikkelingen op de griffie omtrent ICT?

“Ik signaleer een trend waarbij er steeds meer informatie is en de vraag omtrent deze informatie ook toeneemt. De trend omtrent openbaarheid blijft ook een belangrijk onderwerp. De provincie publiceert al enorm veel, maar de vraag om alles publiek te maken groeit ook. Griffies lopen daarin wel voorop. Er is een wet-en-regelgeving, maar de roep om zaken openbaar te maken is er al veel langer. Daarnaast is natuurlijk het vergaderen zelf heel erg anders geworden, je spreekt elkaar veel vaker via Microsoft Teams of telefonisch. Dit maakt samenwerken makkelijker en sneller, maar het maakt het ook deels saaier. Je zit soms dagenlang achter je scherm. Het is een hele handige oplossing, maar voor veel volksvertegenwoordigers zie ik het niet als een lange termijn oplossing.” “Griffies liepen ooit wel eens voor op gebied van digitalisering. Wij waren een van de eerste die vergaderingen gingen opnemen en uitzenden. Daarnaast hadden we ook snel een iPad. De griffie opereerden eigenlijk op eigen houtje, maar door middel van partners kan alles nu veel geavanceerder en beter. Partners kunnen elkaar daarin versterken. Je kunt het namelijk niet meer alleen doen, met alle veiligheidseisen die er tegenwoordig zijn.” “Daarom is het ook zo handig om een informatiesysteem te hebben die raads-en Statenleden kunnen raadplegen wanneer dit nodig is. Ik denk dat een totaaloplossing binnen een systeem de perfecte oplossing is voor informatievergaring. Als zo’n systeem een dag niet draait, dan maakt dat het lastig om ons werk goed te kunnen doen. Je dienstverlening valt of staat zonder een goed systeem.”

‍

Heb je vragen na het lezen van dit interview? Neem dan contact op met communicatie@notubiz.nl

‍

‍

‍

‍