Live integratie met het audiovisuele systeem

Integratie met audiovisuele systemen

Steeds vaker zien wij in de vergaderzalen bij klanten geavanceerde audiovisuele systemen die het mogelijk maken dat vergaderdeelnemers zich registeren met een pasje en digitaal hun stem kunnen uitbrengen. Voor het gebruik van deze systemen is vergaderinformatie (zoals de agenda) nodig die in het raads- of Stateninformatiesysteem (RIS of SIS) aanwezig is. Op dit moment wordt deze informatie in veel gevallen nog niet uitgeleverd, wat de griffie veel handmatig of dubbel werk oplevert.

De software van het AV-systeem registreert daarnaast informatie (zoals spreektijden) die weer nodig is voor het digitale verslag. Een optimale integratie van beide systemen is dus een logische stap waarmee het proces van agenderen naar vergaderen en van besluitvormen naar publiceren (in het digitale verslag) geautomatiseerd en versneld wordt.

‍

“Een uitgebreide(re) AV-koppeling zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens voor de vergadering eenvoudig en automatisch uitwisselbaar zijn tussen het RIS en het AV-systeem.”

‍

Hoe werkt het in de praktijk?

Nu zien we nog vaak dat klanten een vergaderagenda twee keer aan moeten maken; één keer in het RIS en één keer in het AV-systeem. Hetzelfde geldt voor gegevens die in het AV-systeem worden geregistreerd. Agendapuntmarkeringen, sprekersindexeringen en stemmingen moeten in beide systemen worden ingevoerd. Een uitgebreide(re) koppeling zorgt ervoor dat deze gegevens eenvoudig en automatisch uitwisselbaar zijn, waar de vergaderagenda vanuit het RIS of SIS automatisch in het AV-systeem geladen wordt en markeringen, indexeringen en stemmingen automatisch vanuit het AV-systeem in het RIS of SIS geladen worden.

Een AV-koppeling zorgt er dus voor dat er geen dubbele invoer hoeft plaats te vinden. Dit proces ziet er als volgt uit:

‍

Wijzigingen zijn direct zichtbaar

Als er tijdens de vergadering wijzigingen aangebracht worden in de agenda in het RIS of SIS, dan worden deze wijzigingen direct zichtbaar in het AV-systeem. Het systeem controleert iedere seconde of de agenda is aangepast. Als er dus tijdens de vergadering een motie wordt ingediend, dan kan na invoering in het RIS direct op de motie worden gestemd via het AV-systeem. Ook dit maakt dubbele invoer in de twee systemen overbodig en zorgt ervoor dat er tijdens de vergadering geen oponthoud ontstaat door administratieve handelingen.

‍

“Met de uitgebreide AV-koppeling hoeft de griffie minder administratieve handelingen uit te voeren, waardoor efficiënter kan worden gewerkt en veel tijd kan worden bespaard.”

‍

De voordelen van een uitgebreide AV-koppeling

Samengevat heeft het de live integratie van Politiek Portaal met AV-systemen – en daarmee het automatiseren van het gehele proces van digitale verslaglegging – de volgende voordelen:

• Minder administratieve handelingen, waardoor efficiënter kan worden gewerkt en de griffie tijd kan besparen;
• Optimaal gebruik van alle beschikbare informatie door synchronisatie tussen de systemen;
• Informatieverrijking verloopt automatisch waardoor het digitale verslag sneller kan worden opgeleverd.

Samenwerking met klanten en leveranciers

Gemeente Amsterdam, gemeente Epe en gemeente Hoeksche Waard zijn de eerste klanten waarvoor NotuBiz momenteel een uitgebreide AV-koppeling implementeert tussen Politiek Portaal en de AV-software in de vergaderzaal van de gemeente. Om deze koppelingen te realiseren en implementeren werken wij niet alleen nauw samen met de klant, maar ook met de verschillende leveranciers, waaronder Arbor Media, Avex en MVI AudioVisual.

Wilt u meer weten?

Wilt u zelf de voordelen van een live integratie met Politiek Portaal en uw AV-systeem ervaren, of heeft u vragen over de techniek, de mogelijkheden en/of de voordelen? Neem dan contact op met uw eigen accountmanager!