Samen met de klant diensten en producten ontwikkelen loont!

Wij hechten grote waarde aan samenwerking

Wij vinden het belangrijk om onze klanten vanaf het begin van het ontwikkelproces mee te laten denken in de productontwikkeling. Zo weten wij dat hetgeen wij maken niet alleen goed aansluit bij de wensen en behoeften, maar ook dat de opbouw en inrichting aansluit bij de werkwijze zoals klanten in de praktijk gewend zijn. In de ontwikkeling van nieuwe of verbeterde functionaliteiten gebruiken wij altijd onze uitgebreide kennis en ervaring van (specifieke) klantprocessen. Voor een optimale inrichting is het echter noodzakelijk dat klanten hierover kunnen meepraten of meedenken. Wij kunnen natuurlijk heel goed bedenken hoe de opbouw van een pagina eruit moet zien of waar bepaalde knoppen moeten staan. Als in de praktijk de gebruiker van onze producten deze ontwikkelde functies echter niet gebruikt of niet logisch vindt, dan werkt onze dienstverlening – hoe goed deze ook is gebouwd – niet optimaal. En dat terwijl het juist ons doel is om u zo optimaal mogelijk te ondersteunen!

Klanten denken en praten met ons mee

Omdat wij geloven dat het beste resultaat mét de klant wordt behaald, hebben wij zowel in onze visie als in ons beleid opgenomen dat betrokkenheid van klanten een voorwaarde is voor het (door)ontwikkelen van producten en diensten. Zo kunnen we garanderen dat ons systeem, Politiek Portaal, altijd aansluit bij de gebruikersbehoeften van klanten. Omdat niet iedere klant op dezelfde wijze betrokken kan en wil zijn, hebben wij verschillende mogelijkheden voor onze klanten omtrent de betrokkenheid bij productontwikkeling.

‍

“In onze co-creatie sessies bedenken we samen met huidige klanten nieuwe producten of nieuwe features voor een bestaande dienst of module.”

‍

1. Co-creatie en brainstormsessies

In onze co-creatie sessies bedenken we samen met huidige klanten nieuwe producten of nieuwe features voor een bestaande dienst of module. De afgelopen jaren hebben wij diverse co-creatie sessies georganiseerd over verschillende onderwerpen. Onder meer over de module Attenderingen, de module Lange Termijn Agenda, verschillende modules en features in het (gehele) bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse recordmanagement functies binnen ons digitale archief.

Hierin vragen wij klanten om mee te denken in de opbouw van het werkproces binnen de module, mee te kijken in het ontwerp van de module, feedback te geven op opgestelde designs en nieuwe functies in een demo-omgeving (mee) te testen. Tijdens een co-creatie sessie zijn er vaak diverse functionarissen vanuit verschillende klanten aanwezig en is er volop ruimte voor eigen inbreng. Wij tonen de geplande ontwikkelingen aan de aanwezigen en maken goed gebruik van de feedback die wordt gegeven en die bij deze sessies naar boven komen. Met elk gesprek dat NotuBiz voert, leren wij zo iedere keer meer over de specifieke wensen en behoeften van onze klanten omtrent nieuwe functionaliteiten. Deze waardevolle input nemen wij mee bij de verdere ontwikkeling van onze producten.

2. Inspiratiesessies

Tijdens een inspiratiesessie nemen we klanten mee in de processen van soms complexe onderwerpen. Diverse sprekers die expert zijn op hun gebied komen aan bod en vertellen over hun aandachtsgebied. In deze sessie leren we van elkaar en horen gemeentes van elkaar hoe zij bepaalde zaken in hun processen opnemen. Vorig jaar is er zo een inspiratiesessie geweest over digitale archivering. Tijdens deze sessie waren diverse griffiers, informatieadviseurs en archivarissen aanwezig van gemeenten waaronder Leiden, Alkmaar, Lochem en Krimpen aan den IJssel. Samen met Data Matters, een e-depot leverancier, is informatie gegeven over het belang van digitale archivering van raadsinformatie, de tijdelijke bewaring in onze oplossing en de permanente bewaring in een e-Depot. Het was een interactieve middag met interessante discussies en stof tot nadenken. Naast feedback van de aanwezigen op specifieke onderdelen van de nieuwe functionaliteiten en de antwoorden van deze klanten op onze vragen, kwamen er ook nieuwe vragen en inzichten naar voren tijdens deze inspiratiesessie.

3. Klankbordsessies

Wij organiseren ook klankbordsessies, waaronder voor onze vergaderapp, de NotuBox. Hierbij licht het productmanagement team van NotuBiz de plannen voor deze papierloos vergaderapp toe, kunnen de gebruikers feedback geven op huidige en nieuwe functionaliteiten en is er ruimte om te sparren over toekomstige ontwikkelingen. Dit zodat onze app volledig aan blijft sluiten bij het werk van de gebruikers.

‍

“Klanten die samen met ons nieuwe modules ontwikkelen en zich committeren aan het gehele ontwikkelproces noemen wij Kwartiermakers.”

‍

4. Regiobijeenkomsten

Bij een regiobijeenkomst onderhouden we bestaande contacten en in verdiepende workshops die worden gegeven, leert u hoe u nog meer uit het systeem kunt halen waar u nu mee werkt. In 2019 hebben wij met veel plezier vijf regiobijeenkomsten georganiseerd door heel Nederland. Tijdens deze bijeenkomsten gingen wij met klanten in gesprek over wat er nu speelt, toekomstige ontwikkelingen en werd in verdiepende workshops uitleg gegeven hoe u nog meer uit het systeem kunt halen waar u nu mee werkt. Ook spreken onder meer griffiers en medewerkers van het bestuurssecretariaat van diverse gemeenten elkaar tijdens zo’n regiobijeenkomst en zo ontstaat er een dialoog met inspiratie voor alle partijen.

Wegens corona was het in 2020 niet mogelijk om deze regiobijeenkomsten fysiek te organiseren. In het najaar van 2021 hopen wij de bijeenkomsten wel weer te kunnen organiseren.

5. Kwartiermakers

Klanten die samen met ons nieuwe modules ontwikkelen en zich committeren aan het gehele ontwikkelproces noemen wij Kwartiermakers. Deze klanten vormen een speciale groep die vanaf het begin van het productontwikkelproces tot aan de uitrol van een product betrokken zijn. Een Kwartiermaker test daarnaast als eerste mee met de oplevering van nieuwe product(features). Regelmatig komen onze product owners en consultants langs om het gehele traject met elkaar te bespreken en hoe het werkproces bij de klant verloopt. Zo werken wij voor de nieuwe modules binnen de bestuurlijke besluitvorming bijvoorbeeld samen met de ABG gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle Nassau, Gilze en Rijen) en gemeente Hilvarenbeek.

6. NotuBiz Klantenportaal

Klanten die geen tijd hebben om in sessies, bijeenkomsten of trajecten mee te denken, hebben ook de mogelijkheid om hun wensen aan NotuBiz door te geven. Binnen het NotuBiz Klantenportaal (of rechtstreeks aan één van onze medewerkers) kunnen klanten alle wensen doorgeven. Deze wensen worden iedere maand op basis van prioriteit opgepakt. Zo kunnen wij iedere systeemupdate verschillende wensen van klanten realiseren. In april 2021 hebben we tevens een zogeheten ‘Squash the Bug’ georganiseerd, waarin onze ontwikkelaars werden uitgedaagd om in twee weken tijd zoveel mogelijk klantwensen op te pakken. Dit heeft er in geresulteerd dat in korte tijd maar liefst twintig wensen konden worden gerealiseerd. Een tweede ‘Squash the Bug’ staat in het najaar van 2021 gepland.

Wilt u met ons meedenken?

Zoals u in dit artikel heeft kunnen lezen, organiseren wij verschillende evenementen over diverse onderwerpen. Wij waarderen de input van onze klanten enorm en nemen die altijd mee in verdere productontwikkeling en/of verbeteringen. Heeft u ideeën over verbeteringen of nieuwe functionaliteiten? En wilt u hierover meedenken met ons? Stuur een mail naar communicatie@notubiz.nl met vermelding van uw naam, functie en gemeente en waar uw interesse(s) liggen. Wie weet zien wij elkaar op een volgende co-creatie sessie of bijeenkomst!