Succesvolle overdracht van videotulen naar verschillende e-Depot leveranciers

Succesvolle proefoverdrachten

In 2020 en 2021 heeft NotuBiz met verschillende gemeenten gewerkt aan proefoverdrachten van videotulen met diverse e-Depot leveranciers.

• ‍Pilot 1: Eén van deze trajecten is de samenwerking met de Ree archiefsystemen, samen met het streekarchief Langstraat Heusden Altena en gemeente Altena.‍
• Pilot 2: In samenwerking met Erfgoed Leiden en de gemeente Katwijk is een succesvolle opname van de videotulen in het e-Depot van Preservica van Erfgoed Leiden uitgevoerd.‍
• Pilot 3: Met gemeente Schiedam is samen met Datamatters een succesvolle overdracht van videotulen gedaan in het eigen stadsarchief, het Digitaal Archief Schiedam (DAS).

Samenwerking

In al deze trajecten van overdracht is de samenwerking met de verschillende partijen niet alleen cruciaal geweest, deze is ook als erg prettig ervaren. Kennis en expertise over de twee verschillende domeinen, raadsinformatie en archivering, werd op deze wijze goed bij elkaar gebracht. In verschillende stappen hebben we in deze trajecten met elkaar toegewerkt naar succesvolle proefoverdrachten, waarbij we van elkaar hebben kunnen leren over de mogelijkheden en onmogelijkheden die beide applicaties bieden.

Het was bij de start niet altijd duidelijk hoe de data juist overgebracht kon worden en welke stappen ondernomen moesten worden, maar met de expertise van alle partijen en de wil tot slagen, is het gelukt. Goede onderlinge afstemming is nodig over onder andere het exporteren van digitale informatie uit systemen en hoe om te gaan met het XML-formaat ToPX, zoals ook gebruikt door het Nationaal Archief, en het MDTO model (metadata standaard voor lokale overheden). Mooie trajecten, waarbij we flinke stappen hebben gezet in het archiveringsproces.

De module Record Management

Voordat videotulen met alle metadata van de vergaderingen van de gemeenteraad, provinciale staten en/of bestuurscommissies permanent gearchiveerd worden, doorlopen de vergaderingen een aantal stappen in de module Record Management van NotuBiz.

Een vergadering wordt, voordat deze gearchiveerd wordt, eerst bevroren. Als dit gedaan is, kunnen er geen wijzigingen in de vergadering meer worden aangebracht. Door de selectielijsten van gemeenten, provincies en waterschappen die in deze module zijn ingebouwd, kan per gremium worden bepaald of deze in aanmerking komt voor permante bewaring of vernietiging. Als een (deel van een) vergadering beperkt dient te worden van openbaarheid, kan de reden voor het beperken van de openbaarheid aangegeven worden en de termijn waarvoor dit van toepassing is. Deze redenen zijn in de module ingebouwd. Ook krijgt de archivaris de stukken digitaal te zien voordat er wordt overgedragen naar een e-Depot leverancier.

Permante bewaring is noodzakelijk. Vanuit de Archiefwet en de selectielijsten waarin dit vermeld staat. Niet alleen zodat huidige gebruikers de informatie kunnen vinden en gebruiken, maar ook zodat gewaarborgd is dat toekomstige gebruikers de benodigde informatie kunnen vinden.

Archiveer jij je videotulen al?

Met de module Record Management waarborg jij eenvoudig de vereiste kwaliteitseisen en wordt het archiveringsproces volledig digitaal beheerd. Het gehele proces van het moment van creatie van informatie tot en met de permante bewaring wordt met deze module geborgd.

Steeds meer organisaties kiezen voor de archiveringsmodule van NotuBiz. Inmiddels werken meer dan 30 klanten met deze module. Dit zijn zowel kleinere als grotere organisaties, zoals gemeente Veere, Capelle aan den IJssel en waterschap Scheldestromen. En daar zijn we trots op!